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書類整理を断捨離で!おすすめの方法・コツとは?

      2015/07/11

積み上げられた書類

こんにちは、くるみです。

油断しているとどんどん増え、整理整頓しようにも手が付けられなくなってしまうものの代表格と言えば…………そう、書類です。

私の家も少し前までは、その辺をちょっとひっくり返すと山のように書類が出てくるという状態でした。「いつかやろう」とは思っていても、なかなかやらない、結局やらない、書類整理。

そんな私がどうやってその状況を打開したかというと―――そう、断捨離です。

今日は、書類整理に断捨離を取り入れることで得られる成果や、その方法などについてお伝えしていきます。

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書類整理に断捨離を取り入れるとどうなるの?

部屋の中がスッキリし、書類に占領されていたスペースを有効活用できる

かつて私の家は、整理しきれない書類であふれ、そんな書類を何とか整理しようとして用意した収納道具であふれ、本当にごちゃごちゃした状態でした。

何がどこにあるかもさっぱりわからず、書類も収納道具も増えていく一方。しかも書類をしまったは良いがその後開けるかというと、全く開けない。開かずの収納になる始末。

書類も収納も、どれもこれも必要ないものだったのです。私は断捨離してようやく、そのことに気づいて受け入れることができました。それまでの私には、なぜか「必要ない」という選択肢がありませんでした。

断捨離をすると
書類の量が減り、
収納道具も姿を消しました。

今では、部屋の中の限られた空間を、必要のないものに占領されることなく、人のために有効活用しています。

書類整理が簡単になり、継続できるようになる

かつては書類をきれいに整理したいがために、高度な収納術をかじってみたり、おしゃれでスマートに見える収納道具をそろえてみたりしてました。

しかしどれもこれも中途半端で、その結果あまりにもややこしい保管方法になっていきました。

書類を分類してファイルに入れ、
ファイルをケースに入れ、
ケースの蓋を閉め、
さらに箱に入れ、
やっぱり蓋を閉め、
扉つきの棚や押し入れの中に…。

書類ひとつ取り出したり、新たな書類を入れたりするために、一体どれだけのアクションが必要なのでしょうか。

こんな方法が続くわけがなく、その箱は放置され、とりあえず手元に「一時保管場所」を作ろうということになり、それが永遠の保管場所になっていくのです。

見て見ぬふりをしていましたが、断捨離することでこういった無駄を直視することができ、高度な収納術もおしゃれでスマートな収納道具も全部手放しました。

そして自分の性格や行動パターンを分析し、「どういう方法なら自分にもできるか」という視点でよりやりやすくわかりやすい保管方法を見出すことに成功しました。

書類探しに無駄な時間と労力を費やさなくてすむ

断捨離をするまでは、大事な書類を無くすこともよくありました。書類が必要になる度に「どこに置いたっけ?」と家中を探し回るのです。

限られた貴重な時間をどれだけモノ探しに費やしたかわかりませんし、当時はその時間が無駄であることにすら気づいていませんでした。

書類の量と書類の保管方法を見直したことで、大事な書類を紛失するという事態は激減。必要な時にさっと取り出せる状態を継続しています。

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書類整理に断捨離を取り入れる場合のやり方・コツ

書類は断捨離の最難関

  • キッチン
  • リビング
  • 洗面所
  • クローゼット

などを断捨離するのに比べ、書類の断捨離はとても大変で時間がかります。

通常、断捨離の基本は「見える化」です。まず全部出す所から始めます。しかし、書類はとにかく種類も量も多く、そうそう出しきれるものではありません。

それに、どこまで書類に含めるのか―――例えば、年賀状や手紙類は書類とみなすのか、過去の手帳や日記などはどうか、などは人によっても状況によっても違うので、一概に言えず、そういうのを考えるだけで疲れてしまいます。

書類の断捨離は一気にやろうとせず、「今日はこの引き出し」「明日はあの箱」というように、一か所ずつやっていくことをおすすめします。

大事な書類はひとまとめにする

どの書類が大事かというのは人によって違いますが、「大事な書類=ずっととっておくもの」だと思っていただければ良いと思います。

ひとまとめにできるよう場所を決め、大事な書類は「ここを探せば必ずある」という状態にしておきます。

量にもよりますが、分類したりファイリングしたりする必要は特にないと思います。なくさなければ良いというのであれば、封筒ごと保管したり、クリアホルダーに挟む程度で十分です。

しばらくとっておく書類もひとまとめにする

  • 今使っている書類や期限のある書類など
  • しばらくとっておく必要があるもの

「しばらくとっておく書類」もひとまとめにします。これは日々入れ替わっていく性質のものなので、定期的に見直すことが大切です。わかりやすいよう重ねずに立てて収納し、目に付きやすい場所に置くと良いと思います。

ペーパーレス化する

大事でもないし使ってもいないけれど、捨てるには不安…という書類は、ペーパーレス化しましょう。

例えば

  • また行こうと思っているお店のショップカード
  • 何かで担当になった人の名刺
  • 説明書になっている台紙や空箱
  • ライブや美術館に行った時のチケット
  • 旅行先のパンフレット

などはとっておきたい気持ちになりますよね。

ただこういう書類は、大きさや紙質もバラバラですし、片面両面混在し、紙の状態できれいに整理するのは不可能なのです。こういうものこそペーパーレス化です。

厳しく断捨離するならばこれらは処分すべきものですが、今は本当に便利な時代になりました。書類をデータにしてクラウド上で管理できるアプリもあるので、上手に利用して紙を減らしましょう。

また、

  • クレジットカードの利用明細
  • 公共料金のお知らせ
  • デリバリーメニュー
  • 通販のカタログ
  • 家電の取り扱い説明書

などインターネット上で見ることができるものは紙でとっておく必要はありません。

ペーパーレス化によって紙類は劇的に減らすことができます。是非活用してください。

潔く処分する

  • 後でしっかり読み直そう
  • 後できちんとファイリングしよう
  • 処分は保留して後で考えよう

断捨離をしていて、もしこのように思う書類があったら、それは潔く処分しましょう。安心してください。後で読み直すこともファイリングすることもありませんし、今決められないものは後から考えてもまた保留になります。

今の時代、情報はどんどん更新されていきます。その書類を残したとしても、見返す頃にはその情報は古くなっている可能性が高いです。必要な時に、最新の情報を手に入れた方が良いですよね。

そう考えると、迷う書類も手放しやすくなるのではないでしょうか。

終わりに

いかがでしたか?

書類の断捨離は大変ですが、やればやっただけその苦労に見合った成果を得られると思います。

書類整理に悩んでいる方は、是非参考にしてみて下さいね。

☆こちらの記事もご一緒にいかがですか?

断捨離で洋服を上手に整理しよう!おすすめの方法は?

 

 - 生活に役立つ知識・知恵まとめ

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